OA辦公系統軟件-辦公管理

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2018年OA系統深度解析:OA辦公系統都應該具有哪些功能模塊

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發表于 2018-4-28 10:31:49 | 只看該作者 |只看大圖 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式
2018年OA系統深度解析:OA辦公系統都應該具有哪些功能模塊
OA系統對于一個新手來說,很多人都弄不清楚都應該具備哪些基礎的功能模塊,哪些模塊是在企業的辦公過程中使用的頻率最高。
據軟件協會公布2017年OA系統軟件使用報告統計,企業在使用OA系統的過程中使用最多的模塊有3個部分,流程管理、公文管理、信息發布3個功能模塊,這其中人力資源、財務、業務部門的OA信息化內容流轉程度最高。
OA系統經過30年的發展,功能需求變化已經日新月異,但是企業辦公的基礎需求基本一致,OA系統基礎功能有16個模塊,這16個模塊基本可以滿足政府、企事業單位的辦公需求。
企業CIO在選型的時候,不妨自己可以到各個OA系統廠商的試用網址進行功能試用。
目前國內提供免費OA的有點晴OA,提供在線試用付費OA系統的有泛微OA、致遠OA、華天動力OA、藍凌OA、金和OA、通達OA等。除點晴OA以外,其他OA系統的試用都需要用戶先進行注冊,OA系統廠商通過這種方式得到用戶信息,與用戶聯系后發放免費試用測試賬號。點晴OA官網則無需注冊可以直接試用。
1、通知公告
企業使用較多的功能就是通知和公告,這個基本上是企業全員使用的一個功能模塊,OA系統的通知公告包括起草、審核、發布,提醒、瀏覽、回復、檢索7個小功能應用。
2、文件公布
OA系統的文件公布功能是企業使用頻率較高的一項模塊,同時也是全員使用的頻次較高的功能,文件公布包括文件的起草、審核、發布,提醒、瀏覽、回復、檢索7個功能小模塊,這個功能與通知公告功能相近,但是文件公布通常會附傳文檔附件,目前市面上主流的OA系統基本都支持WORD格式的在線閱覽。
3、文件交換
OA辦公系統革新了企業傳統辦公的紙質文件的交換形式,以電子文檔的方式實現了部門與部門,部門與個人,個人與個人三者之間的資料發送、接收、提醒、資料的分類入庫。滿足了企業文件交互的辦公需求,同時也是無紙化辦公的重要進步。
4、信息發布
OA系統都會支持欄目自定義、內容和樣式自定義、流程與權限自定義、信息展示位置自定義,支持在線編輯和圖文混排,支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。
企業在使用信息發布功能時,自定義功能是OA系統發展隨著企業發展變化的重大變革,既符合企業發展所需,同時也是OA系統進化的重要步驟。
5、資料中心
OA辦公系統的資料中心,是企業資料分類存儲的重要功能模塊,從管理員的角度,資料中心是管理后臺的重要功能模塊,資料分類的創建,資料的添加、修改、刪除、共享、檢索,相關系統的資料入庫管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。
6、流程管理
OA系統真正能夠形成體系,幫助企業形成競爭力的主要是企業對“工作流”的應用。OA系統最基礎的應用之一就是工作流程的管理。
OA辦公系統的流程管理主要用于對日常辦公審批流程的處理,它可通過申請、上報、審批、發放等流程動作來設置工作流程并對其進行查詢和監管等。常見的流程包括發文、收文、業務審批,內容起草和制發、文件傳閱、批示處理、工作請示、工作報告、工作交辦,部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等。主要功能包括:待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監控。
工作流說起來“復雜”,實際應用更為復雜,筆者測試過點晴OA、泛微OA、致遠OA、藍凌OA、通達OA、金和OA、華天動力OA,每家公司的工作流設置都非常有特色,從技術手段上看,點晴OA不但是永久免費的,而且工作流程可視化操作界面最為易用,無需編程就可以設置工作流程,對于使用者來說親和度最高。
7、辦公用品管理
辦公用品管理部分,一般是行政部門或者采購部門使用較為頻繁的一個功能,行政部門負責計劃,采購部門負責按照計劃進行辦理,而財務部門負責監督,所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫、出庫,辦公用品申購、申領、審批,辦公用品的修改、刪除、查看詳細。以上3個部門對這個模塊的使用的頻次最高,至于個人的辦公用品申請功能實際可能是每個月一兩次而已。這是傳統的紙質辦公用品申領搬移到OA系統,申領查詢更為便捷。
8、客戶關系管理
這個功能模塊,多是業務部門在使用,早期OA系統出現時,王志東的點擊科技的OA系統就包含了客戶關系管理部分,所以客戶關系管理成為OA系統的一個傳統模塊保留了下來。
客戶關系管理系統是企業與客戶交往過程中所形成的客戶信息資料,企業自行定制的客戶信用分析報告。建立合格的客戶檔案是企業信息管理的起點,是企業日常基礎性工作。
客戶關系管理系統包括建立、閱覽、提醒、檢索等功能,現在釘釘的銷幫幫CRM的功能基本上就是客戶關系管理系統。
9、人力資源管理
OA系統的人力資源管理是專業HR版本的簡化版本,一般只滿足企業人力資源部門的基本人力資源管理所需,如果是專業級別的人力資源公司使用,那就要購買專業的HR軟件。人力資源管理包括人才信息庫管理、招聘管理、公司或部門用人申請、公司用人匯總、人事檔案管理。
很多公司在選型OA系統時,CIO主管都會咨詢人力資源部門的需求,而人力資源部門在提供需求的時候,大多都是參考專業HR軟件的功能進行功能定義,這個是不現實的,目前國內的OA系統軟件都達不到專業級HR軟件的作用,一般只能滿足人力資源基本功能所需。提醒CIO在選型OA系統時,千萬不要掉進“人力資源管理”陷阱。
10、個人辦公
OA系統的個人辦公部分,實際上是個人自我計劃管理部分,是滿足自我學習和自我監督的重要功能模塊,個人辦公包括計劃任務管理(任務的創建、跟蹤、任務反饋與提醒);個人日程安排與提醒,通訊錄管理、短消息發送、接收、回復與提醒等。
個人辦公功能目前在移動辦公端使用頻率較高,企業員工可以通過個人辦公進行自我時間管理,對個人計劃進行閱覽、修正。是企業員工使用較多的功能。
11、電子郵件功能模塊
企業郵箱功能,是企業內部與內部、內部與外部之間聯系的一個橋梁,通過公司自己的OA系統電子郵件功能,可以統一對員工的業務郵件進行統一管理,既統一提升企業形象,又有助于業務信息的管理,防止重要客戶信息丟失,電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱、草稿箱、發送箱、已刪除郵件。
企業電子郵件功能可以統一網址后綴,讓員工有歸屬感,同時也可以提升企業在客戶眼中的價值地位。
12、網上論壇
網上論壇部分,實際上公司內部知識分享,內部社交的重要板塊,人力資源部門會比較重視網上論壇功能需求,企業可以可以自行設置分論壇和議題,為員工提供了一個信息交流、溝通和問題討論的空間,實現開放、平等、自由的談論和發言,企業管理部門也可以進行咨詢、解答和收集意見。
網上論壇部分一般也是OA系統生成個人門戶的重要內容板塊之一。
13、事務管理
OA系統基礎功能還包含事務管理模塊,這個模塊包括留言回復、車輛管理、會議室管理。留言版在系統里面提供了一個實名和匿名方式的留言管理功能。出車管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會議室的使用申請、查詢、管理等。
14、考試管理
考試管理是企業知識管理和知識學習的重要板塊內容,早期的OA系統在定義的時候,都會強調知識管理的功能,實際上就是考試管理部分,考試管理一般包含自定義的考試系統,包括考試題目管理、試卷管理、閱卷管理、試卷的評分。
OA系統實際上是國內政府辦公的一個產物,考試管理在政務版尤為重要,政務工作人員可以通過這個模塊進行政務常識、廉政知識、法律知識等知識的學習。
15、系統管理
系統管理功能使用最多就是OA系統的管理員,包括用戶、組織、欄目、權限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權限配置管理功能是按照企業員工職能、職務進行權限分配的重要功能。
16、OA辦公精靈(含PC客戶端和手機移動端)
這是由一個類似于微信或QQ的手機版APP、一個類似QQ的客戶端軟件構成,和OA辦公系統集成于一體,實現信息的實時提醒和審批、在線用戶的顯示、簡易實時聊天功能,短消息顯示及回復等功能。
每個OA廠商叫法不同,點晴、泛微、致遠、華天動力、藍凌、金和、通達等都具有這個功能模塊,這個功能應用于PC電腦端和手機APP端,用戶不需要啟動OA界面就可以直接訪問使用OA。
OA系統還包含很多其他的功能,但是這16個功能模塊基本都可以滿足企業日常辦公所需,諸如個人門戶、微信整合、釘釘整合等都是根據企業所需進行增加或者刪減。萬變不離其中,有了這16個功能模塊作為基礎,企業就可以根據企業業務的情況進行針對性的設計開發。

沙發
 樓主| 發表于 2018-5-3 16:44:05 | 只看該作者
點晴OA系統免費版的功能模塊覆蓋企業管理需求的95%以上,如:辦公自動化、工作計劃、工作流、Email、企業郵局、績效管理、人力資源、財務管理、5S管理、設備管理,網盤,通知公告,車輛管理、通訊錄、論壇等應有盡有。通過點晴OA系統平臺的實施建設為企業建立完善的內部通信平臺、信息發布平臺,使組織內部的通信和信息交流快捷通暢,打破信息交流“孤島”,實現企業的分布式辦公。
板凳
 樓主| 發表于 2018-5-23 17:10:02 | 只看該作者
點晴OA系統覆蓋企事業單位95%以上的功能模塊,是以“管理層”為中心,以“管理層”為根本的元素和出發點來設計和構造應用;是以“組織行為”為管理根本,即對組織行為中的“角色、事件、資源、流程、規則、狀態、結果”等要素進行管理;是以管理組織中占信息總量80%的“非結構化”信息為重點。
地板
 樓主| 發表于 2018-6-5 17:10:16 | 只看該作者
點晴OA是完全免費的,不限使用時間,不限用戶數,不限功能模塊,提供系統免費操作指導和持續免費升級。點晴OA系統的功能模塊覆蓋企業管理需求的95%以上,如:辦公自動化、工作計劃、工作流、Email、企業郵局、績效管理、人力資源、財務管理、5S管理、設備管理,網盤,通知公告,車輛管理、通訊錄、論壇等應有盡有,實現信息共享、及時溝通,實現企業工作流程的自動化、文檔管理的自動化,有效規范企業各項工作,提高單位協同工作的效率。
5#
 樓主| 發表于 2018-11-13 17:00:57 | 只看該作者
點晴OA系統是真正免費OA辦公系統,不限使用時間,不限用戶數,不限功能模塊,免費提供通用服務和系統升級,給企業帶來便捷、高效的辦公體驗。想要快速體驗點晴OA卓越的協同能力,可以從點晴OA(http://www.help-you.com.cn)的官網來咨詢和了解。也可以直接下載安裝點晴OA系統(http://download.cn22.net)馬上體驗產品的魅力。
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